Une plateforme unique pour la gestion de votre entreprise
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L’élaboration d’un cahier des charges est la première étape de mise en place d’un logiciel de gestion. Document de référence pour l’intégrateur, le cahier des charges a pour objectif de présenter l’entreprise, son organisation, ses processus, et ses flux. Ce document compile l’expression des besoins du client et détermine ses enjeux, ses attentes et exigences fonctionnelles ainsi que les bénéfices attendus.
Les enjeux de la rédaction du cahier des charges sont multiples. Document de référence, il permet de favoriser les échanges entre l’entreprise et l’intégrateur autour des fonctionnalités souhaitées et des objectifs à atteindre. On y liste également toutes les problématiques métiers auxquelles le futur logiciel de gestion devra répondre.
Destiné à des besoins opérationnels, le cahier des charges doit s’appuyer sur l’expérience de terrain, c’est pourquoi il est conseillé d’interroger les employés sur leurs problématiques et leurs attentes. Le responsable du projet de logiciel de gestion collecte ainsi en interne les retours d’expérience des collaborateurs et remonte ces informations à l’intégrateur.
De ces informations dépendra la réussite de la mise en place du CRM ou de l’ERP, mais il faudra également prendre en compte l’adhésion des équipes de l’entreprise à la mise en place d’un logiciel de gestion. En effet, l’adoption d’un nouvel outil informatique par l’entreprise induit des changements d’habitude de travail au sein des équipes, et demande donc concertation, pédagogie et patience.
Le déploiement d’une solution de gestion doit suivre 3 étapes pour une parfaite adhésion de la part des équipes :
– Dans un premier temps, il convient de constituer un groupe dévolu au projet, composé du chef d’entreprise et d’employés ayant une connaissance approfondie des process de l’entreprise. Ce sont eux qui répondront aux questions du cahier des charges.
– Dans un second temps, le groupe chargé du projet sensibilise les équipes aux avantages et bénéfices de ce nouvel outil (automatisation des tâches simples, gain de temps, mise à jour des informations clients, accessibilité, nouvel équipement…).
– Une fois le logiciel de gestion déployé dans l’entreprise, le recueil et l’analyse des retours utilisateurs sur le terrain ainsi que des KPI (Key Performance Indicator – Indicateur Clé de Performance), permet d’ajuster le logiciel au plus près des besoins du terrain pour une meilleur optimisation et plus de performances.
« Le cahier des charges est la pierre angulaire d’un projet, il représente la carte détaillée du chemin que le client souhaite réaliser. Prendre du temps dans cette rédaction et validation du cahier des charges permet de s’assurer une bonne prise en compte des besoins de chaque service. Le cahier des charges est le Road Book du projet et devient un vrai guide pour atteindre les objectifs fixés par l’entreprise. »
Document de référence décrivant les besoins et attentes du client, le cahier des charges détermine le choix de logiciel de gestion le mieux adapté à l’entreprise.
En vue de la rédaction d’un cahier des charges, il convient au client de se poser un certain nombres de questions :
– Quelle est la taille de son entreprise ?
– Quelle est la situation actuelle de son entreprise ?
– Quelles sont les spécificités de son marché ?
– Quels sont ses objectifs à court, moyen et long terme ?
– Quels sont les axes de développement à favoriser ?
– Comment son entreprise se différencie-t-elle de la concurrence ?
– Quelles sont les personnes en interne qui vont utiliser le logiciel de gestion ?
– De quelles ressources dispose-t-il pour mener à bien la mise en place de son projet (temps, budget, humain, matériel) ?
Il faudra, dans ce document, renseigner les informations relatives à l’entreprise (offre métiers, chiffre d’affaires, chiffres clés, implantations, organigramme…) mais aussi les différents profils des futurs utilisateurs du logiciel, les objectifs à atteindre ainsi que le planning de déploiement.
Le cahier des charges peut également intégrer un volet dédié à la cartographie des systèmes informatiques déjà en place dans l’entreprise. Cet audit exhaustif permet à l’intégrateur de vérifier la compatibilité du nouveau logiciel de gestion afin qu’il s’intègre parfaitement à la configuration existante (architecture, logiciels serveurs, réseau, postes de travail, volume de données…).
Si l’entreprise possède un premier logiciel de gestion, il convient d’en faire l’analyse afin de valider certaines fonctions à maintenir dans la nouvelle solution, et de pointer celles manquantes afin de les ajouter.
Ces vérifications en amont de l’intégration permettent d’anticiper les investissements éventuels (matériel et/ou licences supplémentaires) et facilitent le déploiement du CRM ou de l’ERP.
Document clé dans la bonne conduite d’un projet CRM ou ERP, la rédaction du cahier des charges peut faire l’objet d’un accompagnement de la part de l’intégrateur.
Le logiciel ERP, pour Enterprise Resource Planning, intègre l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à la gestion de votre entreprise, de la comptabilité au suivi de la production pour les industriels. Le logiciel CRM, quant à lui, concerne spécifiquement la gestion de la relation client.
Ces deux logiciels sont complémentaires ; les données de l’un nourrissant l’autre.
Un intégrateur, comme la société Altear, a pour responsabilité la mise en place de solutions de gestion. C’est-à-dire qu’il va :
– recueillir le besoin de ses clients
– paramétrer et personnaliser le logiciel choisi
– l’installer au sein de son écosystème
– former les futurs utilisateurs
La réussite de votre projet CRM ou ERP dépend grandement de la phase de cadrage. Plus vos besoins seront clairs, plus votre projet sera maîtrisé. Nous vous conseillons vivement d’apporter un soin particulier à votre cahier des charges. Il sera le garde-fou de votre projet.
117 AV Victor Hugo, 92100 Boulogne-Billancourt
2 B Rue des Hérons, 67960 Entzheim
